Explanation Incident Report Letter Philippines

Anna Dela Cruz
Tagapamahala ng Tindahan
ABC Supermarket
456 Kalye ng Palengke
Quezon City, 1100
Oktubre 16, 2024

Jose Reyes
Area Manager
ABC Supermarket

Paksa: Ulat ng Insidente para sa Nawalang Item noong Oktubre 14, 2024

Mahal na G. Reyes,

Ako po ay sumusulat upang iulat ang isang insidente na nangyari noong Oktubre 14, 2024, sa ABC Supermarket tungkol sa nawawalang item sa ating imbentaryo. Napansin namin na may kulang na 20 kahon ng gatas mula sa delivery na dumating noong araw na iyon.

Ang pagbilang ng mga natanggap na produkto ay isinagawa ng ating Warehouse Staff, si Carlos Medina, ngunit lumabas sa huling pagbilang sa gabi na hindi tumutugma ang bilang ng natanggap na mga produkto sa nasa delivery receipt. Ang tamang bilang ay dapat 500 kahon, subalit 480 kahon lamang ang naitalang natanggap.

Pagkatapos matuklasan ang nawawalang mga kahon, agad na isinagawa ang mga sumusunod na hakbang:

• Sinuri muli ang CCTV footage upang makita ang lahat ng nangyari mula sa pagdating ng delivery hanggang sa pag-imbak ng mga produkto.
• Kinausap si Carlos Medina upang maipaliwanag niya ang mga proseso ng kanyang pagbilang at posibleng kadahilanan ng pagkakamali.
• Nakipag-ugnayan sa supplier upang i-verify kung may pagkakamali sa kanilang pagpadala.

Bilang hakbang upang maiwasan ang mga ganitong insidente sa hinaharap, inirerekomenda ko ang:

• Pagsasagawa ng masusing training sa ating mga empleyado tungkol sa tamang proseso ng pagtanggap at pagbilang ng mga produkto.
• Regular na random checks ng mga delivery para masigurong tama ang mga natatanggap na item bago ito iimbak.

Mangyaring ipagbigay-alam sa akin kung kailangan ng karagdagang aksyon o imbestigasyon sa insidente.

Lubos na gumagalang,
Anna Dela Cruz
Tagapamahala ng Tindahan